KALEPIN – Application de gestion globale
Description de l’outil
Kalepin est une application de gestion globale qui représente le pivot de la gestion d’une vaste portion de l’activité au sein de RETINIUM. S’appuyant sur la puissance de Microsoft Access en tant qu’outil de gestion de base de données, il se divise en plusieurs composantes :
- CRM : pour le suivi de nos clients et de nos contacts.
- Messages : système de messagerie et d’alertes directement dans l’application
- Suivi des projets : facilitant le suivi des dossiers entre les développeurs et la direction.
- Formation : pour la planification des sessions de formation et la création de documents associés.
- Assistance : pour le suivi des contrats de maintenance de nos clients.
- Statistiques : divers indicateurs sont disponibles dans Kalepin, tels que le temps de travail de chaque employé, le temps consacré à chaque dossier et la facturation globale de l’entreprise.
Cet application de gestion est étroitement intégré avec d’autres solutions de Microsoft, comme par exemple, l’utilisation d’Outlook pour l’envoi automatisé d’e-mails à chaque étape clé d’un projet, ainsi que l’utilisation de Word pour la création et l’édition des documents de formation.
Partie CRM
Les données du client représentent le point d’entrée fondamental de Kalepin.
Dans l’exemple ci-dessous, nous vous illustrons le processus de modification des informations d’un client existant et la création d’un nouveau contact. Tout d’abord, nous sélectionnons la société à modifier, effectuons les ajustements nécessaires, puis validons les modifications. Ce même processus est répété pour la création du nouveau contact.
Il est important de noter que les modifications et les ajouts sont effectués en temps réel, permettant ainsi aux utilisateurs d’accéder instantanément aux informations mises à jour.
Messages
Kalepin offre également la possibilité de laisser des messages à l’attention d’un autre membre de l’équipe ou à soi-même.
Deux méthodes sont disponibles : l’utilisation d’un message libre pour se rappeler d’effectuer une action ou de contacter un client, et l’utilisation de messages prédéfinis correspondant aux différentes étapes d’avancement du projet (par exemple : « Commencer le développement », « Envoyer des pièces au client », « Envoyer le mail de fin de garantie », etc.).
Suivi des projets
Chez RETINIUM, nous proposons diverses offres, chacune suivant une structure de projet spécifique.
L’écran de suivi de projet offre une vue rapide de la charge de travail individuelle et met en valeur les tâches en cours. De plus, le menu contextuel personnalisé permet d’ajuster aisément les étapes du projet d’un simple clic droit.
Formation
Chez RETINIUM, une part importante de notre activité est dédiée à la formation sur l’ensemble des outils de la gamme Office.
C’est pourquoi il nous était essentiel de disposer d’un outil permettant de suivre nos sessions de formation. Cet outil nous permet de saisir toutes les données relatives à nos formations, y compris les dates, les noms des stagiaires, et il génère automatiquement tous les documents nécessaires.
Assistance
Nos clients ont la possibilité de souscrire à un contrat d’assistance qui représente un nombre d’heures dédiées à leur projet.
Afin de suivre ce contrat de manière précise, nous enregistrons après chaque appel l’heure de début et de fin de l’assistance, ainsi qu’une description détaillée de notre intervention. Une fois par mois, nous envoyons un rapport détaillé des heures passées à nos clients.
Statistiques
Chaque projet réalisé chez RETINIUM est quantifié en termes de temps de travail.
Grâce à un chronomètre intégré, nous sommes en mesure de calculer aisément le temps passé pour chaque catégorie de travail (réunions, développement, corrections, etc.). Au fur et à mesure de l’incrémentation du chronomètre, nous sommes en mesure d’extraire